Kako uspešno planirati vreme?

16. 08. 2016

Biznis

Činjenica je da neki ljudi postižu mnogo više, manje su pod stresom i generalno su srećniji rasporedom svog vremena. Možda neko ima više ili manje novca, prilika i sposobnosti, ali vremena svi imamo isto. Puno ljudi je u potrazi za magičnim napitkom za produženje vremena, iako su negde duboko u sebi svesni da imaju sve alate potrebne da svoje vreme organizuju na način koji im odgovara kako bi postigli maksimalne rezultate.

Da li ti je poznat ovaj scenario: Tokom dana se prebukiraš obavezama, nemajući realnu sliku koliko će zapravo vremena neka obaveza oduzeti, a onda kada se dan približi kraju, uvidiš da ništa nećeš stići. Osećaš se isfrustrirano zbog svega što još uvek nisi stigla da štikliraš na listi obaveza, uopšte ne obraćajujući pažnju na ono što jesi. Samim tim, ležeš i budiš se sa hroničnim osećajem krivice, griže savesti i nezadovoljstva, jer si stalno iznova fokusirana na ono što nisi umesto na ono što jesi odradila, a to nije dobar način ni da započneš, a posebno završiš svoj dan.

Pareto princip

Pareto princip kaže da dvadeset posto svih stvari koje radimo u životu ili na poslu ili u emotivnim odnosima donosi osamdeset posto rezultata. Međutim, koliko nas zapravo zna kojih je to tačno dvadeset posto? U poslu je najvažnije da dođemo do informacije kojih osamdeset posto mušterija kupuje kojih dvadeset posto proizvoda, kako bismo modifikovali našu poslovnu strategiju u skladu sa tim. Kada je privatni život u pitanju, malo je teže odraditi savršenu računicu. Preko osamdeset posto vremena većina nas gubi vreme na izmišljene obaveze, pa aktivno i polusvesno prokrastiniramo, gubimo volju, energiju i produktivnost radeći nešto što deluje hitno, pa dok dođemo do onog što je bitno, mi više nemamo energije ni da se pomerimo. Kako se ti osećaš kada pomisliš da osamdeset posto vremena zapravo gubiš svoje vreme, dok život prolazi pored tebe? Ja se osećam grozno i zato želim nešto da uradim po tom pitanju, a evo i šta sam isprobala, pa ti vidi na svom primeru šta ti radi.

Uračunaj vreme samo za sebe

Da li u danu imaš makar jedan sat koji posvetiš samo sebi? Znam da sigurno posvetiš vreme poslu, partneru, porodici, treningu, prijateljima, ali samo sebi? Ne treba da se osećaš sebično što vreme trošiš na sebe, jer vreme koje potrošiš se samoreflektuje uloženo, a ne potrošeno. Šta god da je aktivnost tvog izbora, izaberi te male trenutke za sebe, makar zurila u zid i ne radila apsolutno ništa. Možda misliš da nemaš vremena za taj sat, ali ako ga preskočiš, samo ćeš juriti kroz dan kao muva bez glave. Zapravo nemaš pravo da ga preskočiš, jer ako nisi dobra sebi, nećeš biti dobra ni drugima. To što imaš iluziju da si uštedela vreme, nema baš puno veze sa istinom. Lepo je služiti drugima, podržati ih i uvek biti dostupan, ali ne shvatamo nekada koliko nas ova stalna dostupnost u moderno vreme iscrpljuje i koliko zbilja nije toliko neophodna koliko verujemo da jeste. Ono što jeste neophodno je da kliknemo stop dugme i predahnemo, pogledamo u sebe, a ne oko sebe. 

Planiraj vreme za kvalitetan san

Ja ne mogu da znam koliko tebi treba vremena za san, ali znam da ja bez osam sati nisam ni za šta. Takođe, ne prija mi da ležem nakon deset uveče, jer se onda osećam umornijom nego inače, a ustajem u šest ujutru kada god da legnem. Pokušajte da idete na spavanje u isto vreme svaki dan, ali i da imate male rituale koji podsećaju vaše telo da je vreme za spavanje. To može biti mazanje vaše omiljene kreme za telo, gašenje svetla, kratka meditacija ili navlačenje zavesa. Ovi rituali stavljaju vaš um i telo u mod za spavanje i time garantuju bolji odmor. Takođe, par sati pre spavanja telefon stavite u avionski mod i upalite sveće umesto svetla, kako bi vam se um opustio i kako biste ušli u mod za spavanje.

Planiraj obroke unapred

Ishrana je jako bitan segment organizacije dana, barem za one koji brinu o svom zdravlju. Ako ne planiraš svoju ishranu, često ti se može desiti da zbog žurbe ne jedeš ili jedeš nešto nezdravo, što se posle odrazi na bol u stomaku, nadutost, nervozu i neraspoloženje. Obzirom da trenutno radim od kuće, zaista sam u privilegovanom položaju da jedem kada i šta želim. Dok sam bila u kancelariji daleko od kuće, uvek bih ponela ručak sa sobom, jer nisam htela da jedem procesirano smeće. Ukoliko planiraš obroke unapred bićeš zdravija, sposobnija da ispuniš svoje fitnes ciljeve i uštedećeš puno novca na grickalicama i glupostima.

Uračunaj sat vremena za fizičku aktivnost

U proseku sedimo na poslu osam sati dnevno, spavamo još toliko, a preostalo vreme opet sedimo ili na kafi ili pred televizorom ili ponovo pred kompjuterom. Mislim da je neodgovorno prema sebi ne izdvojiti makar jedan sat dnevno za rad na svom telu koje pati zbog ovakvog načina života. To ne mora biti skupa teretana, sasvim je dovoljna šetnja u prirodi, vožnja bicikla, plivanje, yoga kod kuće… Zaista verujem da osobe koje izdvoje taj jedan sat samo za trening, samo za sebe, bez mobilnog telefona i konstantnih ometača imaju daleko produktivniji dan. Nije slučajno što najuspešniji ljudi na svetu ustaju u pet ujutru kako bi pre posla stigli da vežbaju, isplaniraju dan, sa zadovoljstvom i u miru popiju jutarnju kaficu i spremni urone u dan pun obaveza.

Kreiraj SMART ciljeve

Ukoliko ste kao i ja prošli kroz FON ili neki drugi sličan fakultet, dobra vam je poznat ovaj sistem postavljanja ciljeva. Za vas koji još niste upoznati, evo objašnjenja:

  • Smart Postavi pametne ciljeve, za koje tačno znaš šta treba da uradiš kako bi se ostvarili.
  • Measurable Postavi merljive ciljeve čiji napredak možeš da pratiš.
  • Achievable Proveri da li su tvoji ciljevi izvodljivi u sadašnjem trenutku sa znanjem, sposobnostima, resursima i kontaktima koje trenutno poseduješ.
  • Relevant Da li je ovaj cilj relevantan i da li se dobro uklapa sa tvojim ostalim ciljevima?
  • Time bound Da li imaš definisano vreme za ostvarenje ovog cilja? Da li znaš koje su akcije koje moraš učiniti odmah, a koje kasnije?

Znaj koliko ti za šta treba vremena

Sama sebe često podsećam da je bitno da budem iskrena prema sebi i odgovorna prema svom vremenu, da ne lažem sebe da ću nešto očas posla, za deset minuta, a u stvari se to oduži na sat, dva. Ovo posebno važi za kupovinu u supermarketu, čišćenje stana, listanje magazina i slične obaveze kojima često pribegavam kada me uhvati prokrastinacija.

Nauči da kažeš NE i zaštiti svoje vreme

Moraš da brineš o svom vremenu, jer je to resurs koji se neće obnoviti ili kupiti. Ako ne naučiš da kažeš jasno i glasno NE i postaviš jasne emocionalne granice, nećeš biti u prilici da bitnim stvarima kažeš DA! Nećeš imati vremena ni kapaciteta da se baviš krucijalnim stvarima, jer ćeš biti na uzici i drugi ljudi će ti kreirati dan onime što oni misle da je hitno, što često veze nema sa onim što je tebi zapravo bitno. Na samom početku karijere ti deluje da svemu moraš da kažeš da, jer možda nećeš dobiti drugu priliku, ali to je zamka, jer ti i čak i na samom početku imaš izbor i baš tada jačaš sebe i filtritraš šta jeste, a šta nikako nije tvoja šolja čaja. Da bi bila dostupna za sve ono što je tebi bitno, bilo zdravlje i trening, porodica i prijatelji ili biznis, moraš da postaneš ekspert u izgovaranju reči ne. Moraš da prebaciš fokus sa toga šta ćeš možda da propustiš na ono šta ćeš da izgubiš ako to vreme investiraš u nešto što nije prioritet i ne vodi te tamo gde si pošla.

Razmisli koliko će te to da koštati vremena, živaca, zdravlja, para dugoročno i osvesti da se to bačeno vreme nikada neće vratiti. Shvati jednom zauvek da je sasvim u redu da kažeš da nemaš vremena, da je u redu da promeniš mišljenje, raspored i prioritete. I da ne moraš da lažeš oko toga, već lepo kažeš kako jeste. Mene non-stop neko zivka i traži moje vreme za kafu, uslugu, savet… ali kada bih ja svima njima rekla da, to bi značilo automatsko ne za žene koje dolaze na moje radionice i seminare, plaćaju moje vreme za consulting i kupuju moje digitalne proizvode, a one su moj prioritet, jer ja živim od sadržaja koji kreiram za njih i vreme koje njima posvećujem je nešto sa čime ne pravim kompromis. Nemam vremena za gubljenje, jer su moji prioriteti redom moje zdravlje, partner i porodica, lično usavršavanje, posao i održavanje odnosa sa ženama kojima služim i tek na kraju na scenu stupaju ljudi koji žele nešto od mene.

Kada kažem ne stvarima koje mi nisu trenutni prioritet, istovremeno govorim da stvarima koje su u skladu sa onim što želim da postignem i kreiram u svom životu. Zaista je lako, uvek se zahvali na pozivu, reci jasno da ne možeš, daj razlog zašto i pozdravi se na kraju.

Počni da meriš sve

Počela sam da merim sve što radim, uključujući spavanje, trening, kafe i sastanke. Sastanke imam samo sa klijentima sa kojima sam se preko mejla sve dogovorila u detalje. Ne gubim dragoceno vreme na transport, prazne priče, dogovaranja uživo itd. Za sve tehnikalije, pitanja i preciziranja, tu je e-mail. Ne nalazim se sa ljudima sa kojima se nakon ispijene kafe osećam umorno, isceđeno, iskorišćeno ili bilo kako sem srećno i ispunjeno. Ako mi neko ne prija, ne želim da se viđam sa njim ili njom reda radi. Život je previše kratak za reda radi.

Moj broj ima dvocifren broj ljudi, a na telefon se javljam samo užoj porodici i nikom više. Ovaj vid komunikacije za mene je smetnja, jer kada me neko izbaci iz fokusa, treba mi minimum deset minuta da se u isti vratim. Telefoniranje ne podnosim jednako koliko i dopisivanje. Svoje prijatelje volim da vidim uživo, da ih zagrlim i da popričamo kao ljudi, a ne da se kuckamo u prazno i da komunciramo emotikonima.

Kada sam počela ovo sve da pratim i organičavam sebi vreme tamo gde sam ga nekada gubila, shvatila sam koliko je zapravo teško postići pravi fokus i dobru koncentraciju da se posao uradi kako treba. Zato i treba da napravimo optimalne uslove za sebe, kako bismo smanjili šansu da stalno kiksnemo na istim stvarima, a lekcije se u životu ponavljaju dok ih ne naučimo.

Postoje ljudi koji kada čuju da merim sve (kada sam ustala i legla, kako sam spavala, kada sam i šta jela i kako sam se osećala nakon jela, kako sam trenirala i kada itd.) pomisle da onda sigurno gubim slobodu i spontanost u životu. Uglavnom to misle oni koji nikada nisu probali da mesec dana mere sve i steknu nove uvide o sebi i svojim navikama. Moja praksa pokazuje obrnuto od tog mišljenja, jer mi je pisanje i merenje dalo slobodu, jasan fokus i postizanje rezultata na više različitih frontova istovremeno.
Ako je nekome praćenje progresa oduzelo slobodu, meni je dalo, pa baš zbog toga to delim sa vama, jer se možda među vama krije neko ko ovo nije isprobao, a kome može da unapredi život kao što je meni. Svako zna šta je njemu korisno, i rezultati u našem životu danas su najbolji znak da li taj sistem kojeg se držimo donosi ono što mi želimo.
I da ne zaboravim jednu jako bitnu stvar – kome se čini kao napor da meri i disciplinuje se u vezi stvari koje mu direktno poboljšavaju zdravlje, um i zadovoljstvo, verovatno se tako oseća zato što već meri previše stvari koje ne želi, koje su mu drugi nametnuli u kući ili na poslu. Iz te pozicije pogrešno se stekne utisak da nema vremena za merenje stvari koje su zapravo njemu ili njoj bitne, već one koje su drugima hitne.
Moja je najveća vrednost sloboda, pa onda u skladu sa tim pravim sisteme koji mi omogućavaju slobodu u poslu, partnerskom odnosu, druženju i svemu što radim. Sloboda je za mene da živim i radim gde, kada i kako hoću, da se selim kada i gde hoću, da ne moram da objašanjavam ili tražim dozvolu za bilo šta bilo kome, da raspolažem svojim novcem i vremenom kako ja hoću. Za mene je sloboda najveća sigurnost da ću od života uvek dobiti ono što hoću.
Ne verujem u siguran posao i ne verujem u to da kontrolu nad životom možemo imati u bilo kom trenutku, pa zato da bismo se prepustili moramo imati osmišljen jedinstveni sistem koji baš nama donosi rezultate kakve želimo da imamo u svom životu.

Navikni okruženje da poštuje tvoje izbore

Moraš da shvatiš da kada kažeš ljudima jasno i glasno ne, dobijaš moć da upravljaš svojim vremenom. Uspešni ljudi koji cene svoje vreme će te razumeti, a ostali neka slobodno prevrću očima i nastave svoj život po inerciji.

Moji prijatelji već znaju da zbog mojih obaveza kafe traju maksimum sat vremena i dogovaramo se nedelju dana unapred. Većina njih takođe ima puno posla i hobija i vole da vreme provode kvalitetno, a ne kvantitetno.

Moji poslovni saradnici su već navikli da sve dogovore vršimo preko mejla i da satnica uvek kreće kao po dogovoru. Ako kasne, vreme teče i platiće taj sat consultinga ma kada došli na isti, jer ja ne mogu da budem neodgovorna prema sledećem klijentu kao rezultat toga što su oni zakasnili na svoj termin. Takođe, naplaćujem klijentu sat vremena zakazanog consultinga ako mi ne javi manje od dan pre zakazanog termina da neće stići, jer mi je oduzeo termin za nekog drugog ili za moje odmaranje. To je rezultovalo time da klijenti stižu na vreme, ne kasne i otkazuju dovoljno vremena unapred. Više poštuju vas i vaše vreme i nauče da se odgovorno odnose prema istom. Imam mnogo bolji odnos sa klijentima od kada sam na početku počela da im postavljam uslove rada sa mnom jasno i precizno i onda svesno naprave izbor da radimo zajedno na obostrano zadovoljstvo. Sva ova pravila važe za 80% normalnih situacija, u vanrednim situacijama, logično, ne držim se slepo nijednog pravila.

Ranije sam se osećala loše, sebično, zlo kada bih rekla ne, a druga strana bi ostala u šoku. Međutim, učenjem od mnogo uspešnijih od mene shvatila sam da radim pravu stvar.

Prestani sa edukacijom i pozabavi se implementacijom

Postoje ljudi koji non-stop nešto uče, idu na seminare, edukacije, kurseve, čitaju knjige, a ne primenjuju apsolutno ništa. Za njih je učenje postalo izgovor za prokrastinaciju i gubljenje vremena. I to jedan vrlo fancy izgovor. Da li si ti jedna od njih? Ako jesi, popričaj sa sobom i vidi zašto non-stop učiš, a ništa ne primenjuješ? Da li imaš strah od uspeha ili strah od neuspeha ili nešto treće?

Prestani da gledaš komšijinu kravu

Prestani da stalno gledaš kako neko radi nešto i fokusiraj se na sebe. Problem sa stalnim gledanjem okolo je što propustiš da pogledaš u sebe i vidiš šta ti želiš, da li i dalje hoćeš istu stvar i kako ti se želje, mogućnosti i prioriteti menjaju sa vremenom. Prestani da trčiš tuđu trku.

Ako bih se ja stalno fokusirala na to kako ostali vode svoje radionice, iscrpela bih se i možda bih čak počela da se podsvesno trudim da ličim na neke od njih koji su popularniiji od mene, što apsolutno ne bi bio korak u pravom smeru. Treba pratiti konkurenciju s vremena na vreme u smislu da znaš kuda se kreću industrijski trendovi, ali se apsolutno ne treba opterećivati svakim sadržajem koji konkurencija objavi, jer to vodi u kreativnu propast.

Radi bitno i ne prokrastiniraj radeći hitno

Jako je bitno da vidiš šta je to što tačno želiš i da li zaista radiš na tome da to ostvariš ili gubiš vreme na sporedne stvari.

  • Da li stvari u koje ulažeš vreme donose konkretne rezultate?
  • Da li postoje obaveze koje treba kompletno da izbaciš iz svog dana?
  • Šta je to što obično radiš kada bi trebalo da uradiš nešto bitno, a ti biraš hitno?

Zašto sam ovako strastvena oko organizacije vremena?

Zato što uvek postoji još jedan e-mail, još jedna knjiga, još jedna žena kojoj treba baš moj savet, još jedna poruka na koju moram da odgovorim da bih pomogla nekome da ostvari svoj cilj  i ama baš svako od njih veruje da je njihova želja baš najvažnija i da je najpotrebnije baš njima prvo odgovoriti. Zato što dnevno dobijem makar deset e-mejlova i Instagram pitanja na koja sam već odgovorila na svom blogu, YouTube kanalu i FB videima, ali je ljudima lakše da pitaju nego da traže, jer nisu naučeni da cene tuđe vreme. Problem nije dati im odgovor, ali je problem što takvi ljudi često tako nešto i ne primene, jer da se vratimo na početak, ne cene tvoje vreme, jer nisu naučeni da vrednuju ni svoje.

Još jedan veliki razlog zašto sam jasna oko organizacije vremena i zašto jasno postavljam i javno komuniciram svoje granice je zato što ako se bezobrazno ne držiš svojih prioriteta, nećeš ama baš ništa vredno u ovom životu napraviti. A meni nikada nije bilo stalo do toga da me masa voli, već da imam nišu ljudi kojima pomažem i sa kojima imam sjajnu komunikaciju, a za ostale me nije briga, jer prosto nisu moja ciljna grupa.

Velike stvari se ne dešavaju slučajno ni spontano. One su rezultat znanja, truda, talenta, sreće, vere i godina rada. A onda se dogodi taj famozni uspeh preko noći.

Let's Connect
Check Out My YouTube Channel